Việc kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nghĩa vụ quan trọng của các doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập. Tuy nhiên, không phải kỳ tính thuế nào cũng phát sinh khoản khấu trừ. Dưới đây là 5 lưu ý quan trọng giúp bạn hiểu rõ quy định, tránh nộp sai và hạn chế rủi ro bị xử phạt.
1. Kỳ Không Phát Sinh Khấu Trừ Thuế TNCN ⇒ Không Phải Nộp Tờ Khai
Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế, nếu trong tháng hoặc quý không phát sinh khoản thu nhập nào phải khấu trừ thuế TNCN thì tổ chức trả thu nhập không cần nộp tờ khai cho kỳ đó.
Ví dụ: Doanh nghiệp đăng ký khai thuế theo tháng và chỉ phát sinh khoản chi trả lương tháng 01/2025. Từ tháng 02 đến 07/2025 không phát sinh khấu trừ, doanh nghiệp không phải nộp tờ khai TNCN cho các tháng 2–7/2025.
Lời khuyên:
-
Rà soát dữ liệu trả lương, thưởng hàng tháng trước hạn nộp tờ khai.
-
Nếu không phát sinh khoản khấu trừ, không cần nộp tờ khai trắng để “giữ nề nếp”.
2. Quyết toán thuế TNCN cuối năm
Đến cuối năm, nhiều kế toán thắc mắc: “Cả năm chỉ chi trả vài tháng, có phải quyết toán không?”
-
Nếu có phát sinh chi trả thu nhập trong năm (kể cả không khấu trừ) thì bắt buộc nộp tờ khai quyết toán 05/QTT-TNCN.
-
Chỉ khi cả năm không chi trả bất kỳ khoản nào cho cá nhân mới được miễn nộp quyết toán năm.
Ví dụ:
Doanh nghiệp chỉ chi trả lương 3 tháng đầu năm 2025 rồi tạm ngưng hoạt động nhưng không giải thể. Do vẫn phát sinh chi trả trong năm, vẫn phải nộp 05/QTT-TNCN cho năm 2025.
3. Dùng đúng mẫu tờ khai theo loại thu nhập
Không ít doanh nghiệp nộp sai mẫu tờ khai, dẫn tới bị cơ quan thuế nhắc nhở. Hãy xác định đúng bản chất khoản thu nhập:
-
Tiền lương, tiền công: Dùng mẫu 05/KK-TNCN cho kỳ tháng hoặc quý.
-
Đầu tư vốn, chuyển nhượng vốn, chứng khoán, bản quyền, trúng thưởng…: Dùng mẫu 06/TNCN.
Hãy kiểm tra lại hợp đồng lao động, bảng lương và bản chất các khoản chi trả trước khi lập tờ khai để tránh “nộp nhầm mẫu”.
4. “Lỡ nộp bổ sung” và bị báo quá hạn xử lý như nào?
Nhiều kế toán vì thói quen đã nộp tờ khai cho kỳ không phát sinh. Khi hệ thống nhận, có thể báo “nộp muộn”.
Giải pháp:
-
Gửi công văn giải trình cho cơ quan thuế, nêu rõ kỳ đó không phát sinh khấu trừ nên không thuộc diện phải nộp.
-
Đính kèm tài liệu chứng minh: bảng lương, bảng tính thuế các tháng liên quan, danh sách lao động, quyết định lương…
-
Đề nghị cơ quan thuế không xem xét xử phạt vi phạm.
5. Một số lời khuyên để kê khai đúng và đủ
-
Đăng ký hình thức khai thuế phù hợp (theo tháng hoặc quý) và theo dõi sát sao tình hình chi trả để tránh bỏ sót tờ khai.
Lưu trữ hồ sơ, chứng từ đầy đủ, kể cả khi kỳ đó không phát sinh khấu trừ. -
Cập nhật các văn bản mới như Thông tư 80/2021/TT-BTC, Công văn 636/TCT-DNNCN… để đảm bảo tuân thủ.
-
Sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) hoặc cổng Thuế điện tử để giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
Nắm vững 5 lưu ý trên giúp doanh nghiệp và kế toán tránh rủi ro nộp sai, nộp thừa, hoặc bị phạt khi khai thuế TNCN trong kỳ không phát sinh khấu trừ/chi trả. Hãy thường xuyên cập nhật các quy định mới của Tổng cục Thuế và chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nhằm đảm bảo tuân thủ và tối ưu quy trình quản lý thuế.
