Việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những nghĩa vụ bắt buộc. Tuy nhiên có khá nhiều doanh nghiệp lúng túng khi thực hiện hoặc quên mất nghĩa vụ này. Không ít doanh nghiệp, công ty lớn cho rằng phải cần có nhiều nhân viên mới cần nộp báo cáo. Thực tế, pháp luật đã quy định rõ ràng chỉ cần có người lao động ký hợp đồng lao động thì phải thực hiện báo cáo đầy đủ.
Bài viết dưới đây, kế toán Việt Anh sẽ giúp bạn hiểu rõ doanh nghiệp của mình có thuộc diện phải nộp báo cáo không? Nộp khi nào và nộp theo hình thức nào để tránh bị xử phạt?
1. Doanh nghiệp có bắt buộc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động không?
Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với tất cả người sử dụng lao động khi có người lao động làm việc theo hợp đồng lao động. Nghĩa vụ này áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp gồm công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, tổ chức, hợp tác xã và cả cá nhân có thuê lao động theo hợp đồng lao động.
Ngoài ra, quy mô doanh nghiệp không phải là yếu tố quyết định. Chỉ cần có từ một nhân viên trở lên ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải lập và gửi báo cáo theo đúng thời hạn.
2. Doanh nghiệp phải nộp báo cáo vào thời điểm nào?
Báo cáo sử dụng lao động hiện được yêu cầu theo hai mốc thời gian cố định trong năm:
-
Báo cáo 06 tháng đầu năm: nộp trước ngày 05/6 hằng năm.
-
Báo cáo hằng năm: nộp trước ngày 05/12 hằng năm.
Đây là hai thời điểm bắt buộc, áp dụng thống nhất trên toàn quốc, không phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh hay số lượng lao động.
3. Nộp báo cáo ở đâu và bằng cách nào?
Doanh nghiệp thực hiện báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI quy định tại Phụ lục I của Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Tùy từng địa phương, cơ quan tiếp nhận là Sở Lao động Thương binh và Xã hội hoặc cơ quan được giao quản lý lao động trên địa bàn.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ thông báo tình hình sử dụng lao động cho cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở chính hoặc nơi đặt chi nhánh, văn phòng đại diện (nếu có).
4. Trường hợp nào được miễn nộp báo cáo sử dụng lao động?
Pháp luật không quy định miễn nộp theo loại hình doanh nghiệp. Tuy nhiên, chỉ có một trường hợp duy nhất không thuộc diện nộp báo cáo là đối với doanh nghiệp không sử dụng bất kỳ người lao động nào.
Điều này được hiểu là công ty chỉ có chủ doanh nghiệp, không ký hợp đồng lao động với bất kỳ ai, không trả lương cho ai, không có nhân sự đang tham gia hoặc đủ điều kiện tham gia bảo hiểm xã hội. Khi không có phát sinh về lao động, doanh nghiệp không phải lập báo cáo.
Ở chiều ngược lại, doanh nghiệp đang tạm ngừng hoạt động nhưng vẫn còn lao động chưa chấm dứt hợp đồng, vẫn đang đóng bảo hiểm xã hội, vẫn được xem là có sử dụng lao động và phải báo cáo đầy đủ.
5. Không nộp báo cáo lao động có bị xử phạt không?
Không nộp hoặc nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng lao động là hành vi vi phạm hành chính. Theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt có thể dao động từ vài triệu đến 10 triệu đồng tùy số lượng lao động bị ảnh hưởng và mức độ vi phạm. Do đó doanh nghiệp cần thực hiện đúng và đủ để tránh rủi ro pháp lý.
6. Doanh nghiệp cần làm gì để tránh sai sót?
Doanh nghiệp nên kiểm tra lại hồ sơ lao động của mình để xác định có thuộc diện phải báo cáo hay không. Nếu có bất kỳ người nào đang ký hợp đồng lao động, dù chỉ một người, doanh nghiệp chắc chắn phải lập báo cáo 6 tháng và báo cáo năm. Trường hợp không có lao động, doanh nghiệp vẫn nên xác nhận thêm với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương để đảm bảo phù hợp với yêu cầu thực tế.
Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp có sử dụng lao động. Việc thực hiện đúng thời hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn tránh rủi ro bị xử phạt. Nếu bạn chưa nắm rõ cách lập báo cáo, hồ sơ cần chuẩn bị hoặc không chắc doanh nghiệp mình có thuộc đối tượng phải nộp hay không, Kế toán Việt Anh có thể hỗ trợ toàn bộ quy trình để đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy định và an toàn pháp lý.
