Một hộ kinh doanh đang bán đồ ăn, đồ uống qua các ứng dụng đặt hàng trực tuyến như Shopee Food, Grab Food, trước đây nộp thuế theo phương pháp khoán và chưa từng xuất hóa đơn điện tử. Nay hộ kinh doanh muốn chuyển sang hình thức kê khai để minh bạch doanh thu nhưng băn khoăn: “Doanh thu từ đơn hàng trên ứng dụng đã bị sàn khấu trừ thuế, liệu có cần phải xuất hóa đơn điện tử nữa không?” Trong bài viết này Kế toán Việt Anh sẽ phân tích chi tiết để hộ kinh doanh nắm rõ!
Yêu cầu về xuất hóa đơn khi chuyển sang kê khai
Khi hộ kinh doanh chuyển từ thuế khoán sang kê khai, toàn bộ doanh thu, bao gồm cả doanh thu phát sinh từ các đơn hàng qua ứng dụng, đều phải xuất hóa đơn điện tử. Việc các sàn thương mại điện tử đã khấu trừ và nộp một phần thuế thay người bán chỉ liên quan đến nghĩa vụ nộp thuế, không thay thế nghĩa vụ xuất hóa đơn. Trường hợp duy nhất người bán không cần tự xuất hóa đơn là khi đã có thỏa thuận rõ ràng để sàn thương mại điện tử xuất hóa đơn hộ.
Phân biệt khấu trừ thuế và nghĩa vụ xuất hóa đơn
Điểm mấu chốt cần hiểu rõ là khấu trừ thuế khác hoàn toàn với việc xuất hóa đơn. Khấu trừ thuế nghĩa là Shopee, Grab hoặc các nền tảng tương tự thực hiện việc trích nộp một phần thuế thay cho người bán. Trong khi đó, xuất hóa đơn là nghĩa vụ chứng từ bán hàng của người bán hoặc của sàn nếu có dịch vụ xuất hóa đơn hộ. Do đó, việc sàn đã trừ thuế không miễn trừ trách nhiệm xuất hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh.
Các bước chuẩn bị khi chuyển sang kê khai
Để thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, hộ kinh doanh cần chủ động làm việc với các sàn thương mại điện tử. Trước hết, cần hỏi rõ sàn có khấu trừ và nộp thuế thay hay không, đồng thời yêu cầu cung cấp chứng từ hoặc báo cáo doanh thu và số thuế đã khấu trừ để phục vụ cho việc kê khai. Bên cạnh đó, nên kiểm tra liệu sàn có hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử hộ cho người bán hay không.
Tiếp theo, hộ kinh doanh cần đăng ký sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử, có thể là phần mềm hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp thuận hoặc máy tính tiền điện tử. Sau đó, xây dựng quy trình quản lý hóa đơn rõ ràng: đối với các giao dịch bán trực tiếp tại quán, xuất hóa đơn ngay cho khách hàng; với các đơn bán qua sàn, xuất hóa đơn dựa trên báo cáo doanh thu từ sàn hoặc theo thỏa thuận đã ký kết.
Kê khai và hạch toán doanh thu
Trong giai đoạn kê khai, hộ kinh doanh phải hạch toán toàn bộ doanh thu, bao gồm cả doanh thu bán qua ứng dụng. Cần ghi rõ số thuế đã được sàn khấu trừ và lưu giữ đầy đủ chứng từ, báo cáo từ sàn thương mại điện tử để tránh kê khai trùng và dễ dàng giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Việc quản lý chứng từ chặt chẽ cũng giúp hộ kinh doanh tránh các rủi ro về xử phạt hành chính liên quan đến hóa đơn và thuế.
Lưu ý quan trọng
Nếu không tự xuất hóa đơn điện tử hoặc không có thỏa thuận để sàn xuất hộ, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt theo quy định. Hóa đơn điện tử là căn cứ hợp pháp để khách hàng, đối tác và cơ quan thuế kiểm tra doanh thu, do đó đây là nghĩa vụ bắt buộc khi đã chuyển sang kê khai.
Chuyển từ thuế khoán sang kê khai đồng nghĩa với việc hộ kinh doanh bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử cho toàn bộ doanh thu, bao gồm cả đơn hàng bán qua ShopeeFood, GrabFood và các ứng dụng tương tự. Việc sàn thương mại điện tử khấu trừ và nộp thuế thay chỉ đáp ứng nghĩa vụ nộp thuế, không thể thay thế nghĩa vụ xuất hóa đơn. Hộ kinh doanh cần chuẩn bị hệ thống hóa đơn điện tử, xây dựng quy trình xuất hóa đơn và làm việc với các sàn để đảm bảo vừa tuân thủ quy định pháp luật, vừa quản lý doanh thu minh bạch và hiệu quả.
