Từ năm 2025, việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) không còn là lựa chọn mà trở thành bắt buộc đối với hộ kinh doanh. Đây là bước đi quan trọng trong lộ trình chuyển đổi số ngành thuế, giúp việc quản lý, kê khai và nộp thuế trở nên minh bạch, nhanh chóng, giảm thiểu sai sót.
Vậy hộ kinh doanh cần chuẩn bị và lưu ý những gì khi thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử? Kế toán Việt Anh sẽ giải thích chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ở đâu?
Theo quy định, hộ kinh doanh (HKD) thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử tại cơ quan thuế (CQT) quản lý địa bàn nơi hộ đặt trụ sở chính.
Trường hợp hộ có nhiều địa điểm kinh doanh (ĐĐKD) thì chỉ cần đăng ký tại nơi đặt trụ sở, không cần đăng ký lại ở từng địa điểm. Việc quản lý tập trung giúp cơ quan thuế dễ dàng giám sát, đồng thời tránh trùng lặp hoặc sai lệch dữ liệu giữa các địa bàn.
2. Các thông tin quan trọng khi đăng ký hóa đơn điện tử
Để việc đăng ký diễn ra thuận lợi, hộ kinh doanh cần chuẩn bị và kiểm tra kỹ các thông tin sau:
-
Mã số thuế (MST): là số định danh cá nhân của chủ hộ kinh doanh, đồng thời là cơ sở để tra cứu hóa đơn trên hệ thống.
-
Tên và địa chỉ hộ kinh doanh: cần trùng khớp với giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, đã được cơ quan thuế xác thực và cập nhật theo địa bàn hành chính.
-
Cơ quan thuế quản lý: là thuế cơ sở nơi hộ đặt trụ sở – nơi tiếp nhận hồ sơ, cấp phép sử dụng hóa đơn và xử lý các vấn đề liên quan.
-
Chứng thư số: hộ kinh doanh có thể sử dụng chứng thư số đã được cấp trước đây, nếu vẫn còn hiệu lực, để ký hóa đơn điện tử và thực hiện giao dịch.
3. Trách nhiệm của cơ quan thuế cơ sở
Theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, cơ quan thuế cơ sở (TCS) có trách nhiệm:
-
Tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
-
Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh trên địa bàn.
-
Hỗ trợ tra cứu hóa đơn theo mã số định danh cá nhân của chủ hộ.
Điều này giúp đảm bảo mọi dữ liệu hóa đơn được thống nhất, minh bạch và thuận tiện cho cả người nộp thuế lẫn cơ quan quản lý.
4. Trách nhiệm của hộ kinh doanh
Theo Thông tư số 40/2021/TT-BTC, hộ kinh doanh có trách nhiệm:
-
Tự xác định cơ quan thuế quản lý phù hợp để khai, nộp và kê khai thuế đúng quy định.
-
Chủ động khai báo và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khi có phát sinh hoạt động sản xuất, kinh doanh.
-
Đảm bảo thông tin chính xác giữa hồ sơ thuế và hồ sơ đăng ký kinh doanh để tránh bị từ chối hoặc sai sót khi phát hành hóa đơn.
5. Cơ chế liên thông giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế
Từ năm 2025, thông tin đăng ký hộ kinh doanh sẽ được liên thông điện tử giữa cơ quan đăng ký kinh doanh (ĐKKD) và cơ quan thuế. Khi hộ nộp hồ sơ đăng ký mới hoặc thay đổi thông tin, dữ liệu sẽ được chuyển tự động sang cơ quan thuế giúp tiết kiệm thời gian, tránh nộp trùng hồ sơ.
Đối với hộ kinh doanh đã được cấp mã số thuế trước ngày 01/7/2025, hệ thống ngành thuế sẽ tự động tích hợp và đồng bộ thông tin theo số định danh cá nhân, không cần đăng ký lại.
6. Hệ thống tự động xác định cơ quan thuế quản lý
Hệ thống ngành thuế hiện nay đã được nâng cấp để tự động xác định thuế cơ sở quản lý dựa trên địa chỉ trụ sở hộ kinh doanh.
Nếu trong hồ sơ đăng ký có nút “Đăng ký liên thông”, hệ thống sẽ xác định ngay cơ quan thuế phù hợp. Trường hợp chưa tích hợp, hộ kinh doanh có thể được yêu cầu xác minh mã số thuế hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh để hoàn tất thủ tục.
7. Hộ kinh doanh cần chủ động chuẩn bị
Việc áp dụng hóa đơn điện tử là bước tiến tất yếu trong cải cách hành chính thuế, giúp hộ kinh doanh:
-
Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và quản lý hóa đơn giấy
-
Dễ dàng tra cứu, đối chiếu và kê khai thuế
-
Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh
Kế toán Việt Anh khuyến nghị hộ kinh doanh nên chuẩn bị sớm hồ sơ, kiểm tra lại chứng thư số và đăng ký thông tin đầy đủ với cơ quan thuế để tránh gián đoạn trong hoạt động kinh doanh.
Nếu bạn cần hỗ trợ đăng ký hóa đơn điện tử, tư vấn quy trình hoặc xử lý vướng mắc khi kê khai thuế, Kế toán Việt Anh luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.
