Trong hoạt động kinh doanh dịch vụ, đặc biệt với các hợp đồng cung cấp thường xuyên, việc đối soát số liệu giữa bên bán và bên mua thường cần thêm thời gian. Để giải quyết vấn đề này, pháp luật cho phép các bên thỏa thuận “kỳ quy ước” để lập hóa đơn. Tuy nhiên, giữa quy định về hóa đơn và quy định về thuế giá trị gia tăng (GTGT) lại tồn tại sự khác biệt, nếu doanh nghiệp không nắm rõ có thể dẫn đến rủi ro kê khai sai kỳ, bị truy thu thuế và xử phạt hành chính.
Bài viết này phân tích chi tiết về quy định kỳ quy ước trong xuất hóa đơn dịch vụ, thời điểm tính thuế GTGT, rủi ro tiềm ẩn và khuyến nghị thực tiễn cho doanh nghiệp.
Quy định về thời điểm lập hóa đơn dịch vụ
Căn cứ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tại điểm a khoản 4 Điều 9:
“Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa bên bán và bên mua thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên, nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước được xác định theo thỏa thuận giữa bên bán và bên mua.”
Như vậy, pháp luật cho phép doanh nghiệp và khách hàng thỏa thuận kỳ quy ước linh hoạt. Kỳ quy ước có thể:
-
Trùng với tháng dương lịch (từ ngày 01 đến 30 hoặc 31 hằng tháng).
-
Lệch so với tháng dương lịch (ví dụ từ 15/9 đến 15/10).
-
Thậm chí dài hơn một tháng, như 2 tháng, 3 tháng hoặc 6 tháng
Điều này giúp doanh nghiệp thuận tiện trong việc quản trị hợp đồng và lập hóa đơn. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng kỳ quy ước chỉ có ý nghĩa trong việc xuất hóa đơn, không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.
Quy định về thời điểm tính thuế GTGT dịch vụ
Theo Điều 8 Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15:
“Đối với cung ứng dịch vụ, thời điểm tính thuế giá trị gia tăng là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc hoàn thành từng phần việc cung ứng dịch vụ, không phụ thuộc vào thời điểm thu tiền.”
Điểm đáng chú ý là trong luật không hề có khái niệm “kỳ quy ước”. Nghĩa vụ thuế GTGT phát sinh ngay tại thời điểm dịch vụ hoàn thành, dù hóa đơn có thể được lập sau đó.
Sự chênh lệch giữa hai quy định và rủi ro phát sinh
Từ hai căn cứ trên, có thể thấy sự khác biệt cơ bản:
-
Về hóa đơn: Doanh nghiệp được phép lập hóa đơn theo kỳ quy ước, miễn sao không muộn hơn 07 ngày sau khi kỳ kết thúc.
-
Về thuế GTGT: Nghĩa vụ thuế phát sinh ngay khi dịch vụ hoàn thành, không phụ thuộc vào kỳ quy ước hay thời điểm lập hóa đơn.
Chính sự chênh lệch này dẫn đến rủi ro khi kỳ quy ước kéo dài:
-
Kỳ quy ước 1 tháng: phù hợp với kỳ kê khai thuế tháng hoặc quý, rủi ro thấp.
-
Kỳ quy ước lệch tháng (ví dụ 15/9–15/10): hóa đơn có thể lập ngày 20/10 vẫn hợp lệ, nhưng dịch vụ hoàn thành trong tháng 9 phải kê khai thuế tháng 9. Nếu doanh nghiệp kê khai toàn bộ vào tháng 10 sẽ bị coi là kê khai sai kỳ.
-
Kỳ quy ước dài 6 tháng: hóa đơn hợp pháp nếu lập vào tháng 7, nhưng nghĩa vụ thuế cho dịch vụ phát sinh từ tháng 1 đến tháng 6 phải được kê khai trong từng kỳ. Nếu doanh nghiệp kê khai dồn vào tháng 7 sẽ bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính.
Có phải chỉ khi lập hóa đơn mới kê khai thuế?
Một hiểu lầm phổ biến trong doanh nghiệp là “chỉ khi xuất hóa đơn mới phải kê khai thuế”.
Thực tế, Luật Thuế GTGT quy định nghĩa vụ thuế phát sinh độc lập với hóa đơn. Hóa đơn chỉ là chứng từ để ghi nhận doanh thu và kê khai, còn thuế phát sinh ngay khi dịch vụ hoàn thành. Điều này có nghĩa là:
-
Dịch vụ hoàn thành vào tháng 9 thì thuế phải kê khai tháng 9, kể cả khi hóa đơn được lập vào tháng 10.
-
Nếu doanh nghiệp chỉ kê khai theo hóa đơn, thì sẽ dễ rơi vào tình trạng kê khai sai kỳ, dẫn đến bị truy thu và phạt chậm nộp.
Lưu ý và khuyến nghị cho doanh nghiệp
Từ các phân tích trên, doanh nghiệp cần ghi nhớ những điểm quan trọng:
-
Kỳ quy ước chỉ mang tính linh hoạt về quản trị, không thay đổi nghĩa vụ thuế.
-
Cần phân biệt rõ: kỳ quy ước điều chỉnh hóa đơn, còn nghĩa vụ thuế xác định theo thời điểm hoàn thành dịch vụ.
-
Kỳ quy ước càng dài, rủi ro kê khai sai kỳ càng lớn.
-
Doanh nghiệp không nên áp dụng kỳ quy ước vượt quá kỳ kê khai thuế (tháng hoặc quý).
Khuyến nghị thực tiễn: Doanh nghiệp nên chốt kỳ quy ước theo tháng dương lịch hoặc trùng với kỳ kê khai thuế để vừa thuận tiện đối soát, vừa đảm bảo an toàn pháp lý.
Kỳ quy ước là công cụ hữu ích giúp các bên trong hợp đồng dịch vụ có thêm sự linh hoạt trong việc lập hóa đơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nhận thức rằng kỳ quy ước không phải “lá chắn pháp lý” để trì hoãn nghĩa vụ thuế.
Nếu áp dụng kỳ quy ước quá dài, doanh nghiệp có thể hợp lệ về hóa đơn nhưng vẫn vi phạm về thuế GTGT. Rủi ro bao gồm bị truy thu, tính tiền chậm nộp và xử phạt hành chính. Vì vậy, lựa chọn kỳ quy ước cần gắn chặt với kỳ kê khai thuế để đảm bảo vừa thuận tiện trong quản lý, vừa an toàn pháp lý.
